In ufficio con lo scanner

A volte succede: quest’anno i miei fondi di ricerca sono stati sufficienti a permettermi di rinnovare le attrezzature elettroniche per l’ufficio. Uno dei modi in cui ne ho approfittato è stato l’acquisto di uno scanner SnapScan Fujitsu 1500.

La logica dietro all’acquisto è stata molto semplice. Come tutti, ho il problema dello spazio – con gli anni, si accumula una quantità impressionante di documenti e di materiali su carta. Alcune cose vanno conservate per motivi burocratici. Altre, e sono di gran lunga le più numerose, perché “potrebbero sempre servire”. In fin dei conti, niente di più antipatico che far fuori tutte le carte dell’anno precedente per poi accorgersi che uno dei fogli sarebbe stato utile...

Esattamente questo genere di problemi è stato descritto in un libro fondamentale, The myth of the paperless office di Sellen e Harper (ne parlerò, spero, in uno dei prossimi post). E devo dire che mi era sempre sembrata promettente una soluzione ragionevole individuata lì: carta per i “lavori in corso”, formato elettronico per l’archiviazione, e rapida ripulitura degli archivi fisici. Dopodiché, avendo fatto un po’ di ricerche in rete, ho scelto lo SnapScan per vari motivi:

• a differenza dei classici scanner con piano di scansione, permette di caricare in un colpo solo dei discreti pacchetti di fogli (beh, solo una ventina alla volta, nella mia esperienza, ma il numero si è rivelato adeguato...)
• riprende testi e immagini su entrambi i lati di un foglio, ignorando in automatico le pagine bianche
• fa un discreto riconoscimento del testo attraverso la lettura ottica
• è accompagnato da una licenza piena di Acrobat per la creazione e la modifica di Pdf indicizzati

Unico difetto, non funziona su Linux (perlomeno, non in accompagnamento ad Acrobat); il che mi costringe a mantenere sul mio portatile anche un vecchio Vista, che del resto serve anche per altri programmi. Ma per fortuna, non è necessario fare scansioni del genere tutti i giorni.

Conseguenza: nelle ultime settimane ho passato un po’ di ore a riordinare gli archivi. Esattamente come visto in altre situazioni da Sellen e Harper, mi sono accorto che in molti casi non c’era necessità di tenere nulla, e ho spedito qualche miriagrammo di carta direttamente nel riciclaggio. Altra roba (una minoranza) è invece passata prima dallo scanner. Gli scaffali alle mie spalle sono molto più ordinati, permettono di recuperare più in fretta le cose necessarie, e non penso di aver perso nulla. In nessun caso ho sentito la mancanza di quello che eliminavo, e, razionalmente, sospetto che non la sentirò mai. Tutto sommato, un ottimo investimento per la produttività.